Вариант, когда секретарь компании закупает бумагу, а IT-отдел приобретает принтеры и картриджи – не единственный при организации процесса печати. Техникой можно пользоваться в аренду, а платить не за пачки бумаг и десятки картриджей, валяющихся на складе, а за фактический отпечаток. Так что же такое услуги покопийной печати и в чем заключается удобство и польза для компаний?
На первый взгляд, переход на “покопийку” — это сомнительная экономия. Многие представители малого бизнеса полагают, что им проще самим заниматься закупкой расходников и ремонтом печатающей техники. Если документооборот в организации незначительный, то это действительно так. Что касается среднего и крупного бизнеса, то вырисовывается совсем другая картина. Внушительные суммы тратятся на доставку, подключение, обслуживание оргтехники.
Прозрачность ценообразования и возможность планирования
Покопийная печать имеет одно неоспоримое преимущество — вам заранее известна стоимость отпечатка. Количество разновидностей документов в любой организации ограничено. Это могут быть накладные, счета, акты и т.п. Месячный объем документации можно приблизительно рассчитать заранее. В итоге вы выйдете на сумму, которая покроет все расходы на печать. Вам не нужно будет беспокоиться о ремонте, закупке печатающей техники и картриджей.
Кроме того, вы сможете:
- Сэкономить на приобретении печатного оборудования
- Получить гарантию на бесперебойную печать документов
- Воспользоваться сопутствующими услугами, которые актуальны для вашего офиса
Любая техника со временем требует обслуживания и ремонта. Рано или поздно приходится оплачивать услуги, которые в конечном счете входят в стоимость одного отпечатанного экземпляра. “Покопийка” — это отсутствие непредвиденных трат. Контракт с надежным подрядчиком дает возможность избежать сбоев в работе офиса, правильно настроить технику, а если нужно — ограничить отдельных пользователей в доступе к печати.
Преимущества профессионального обслуживания
Бывают ситуации, при которых своевременное обслуживание оргтехники спасает от дорогостоящего ремонта. Лучше периодически вкладывать в принтеры и МФУ небольшие суммы, чем потом ломать голову над дилеммой: платить кругленькую сумму за починку агрегата или покупать новый.
С расходными материалами похожая ситуация. Всегда должен быть определенный запас расходников, иначе работа офиса может застопориться в самый неподходящий момент. А еще лучше — переложить все заботы об оргтехнике на плечи профессионалов и сконцентрироваться на решении основных задач компании.
